De wereld verandert en wordt steeds digitaler. ETL BNA Accountants en Adviseurs verandert mee. Via het ETL-BNA Portaal delen wij documenten met onze klanten en kunnen documenten door onze klanten op een veilige manier naar ons worden verzonden. Voorheen werden documenten ondertekend met een pen. Daar is vanaf 1 december 2019 verandering in gekomen. Vanaf deze datum kunnen zowel wij als u documenten rechtsgeldig digitaal ondertekenen. Hiermee wordt er niet alleen tijd maar ook papier bespaard en dragen wij een steentje bij aan het milieu.
Voor het digitaal ondertekenen van documenten maken wij gebruik van de diensten van ValidSign. Er kan gekozen worden voor een “klikhandtekening” of een “grafische handtekening”. Bij een “klikhandtekening” klikt u op een button en komt er digitaal uw naam te staan. Bij een “grafische handtekening” heeft u de mogelijkheid om met uw muis zelf een handtekening te zetten. Of u nu gebruik maakt van een klikhandtekening of een grafische handtekening, alle digitale handtekeningen die via ValidSign zijn vastgelegd worden ondersteund door:
- Certificaat dat in het document wordt opgenomen. Dit certificaat zorgt ervoor dat integriteit wordt gewaarborgd doordat er, telkens wanneer het ondertekende document wordt geopend, een automatisch check wordt gedaan om te valideren of de handtekeningen nog geldig zijn en of het document is gewijzigd na ondertekening.
- Identiteitsgegevens die in het document worden opgenomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een IP-adres en e-mailadres.
- De gegevens die in de evidence summary worden vastgelegd. Hierin staan precies de handelingen die elke ondertekenaar heeft uitgevoerd vanaf het moment dat het ondertekenproces is gestart.
Door de invoering van de eIDAS-verordening in de EU is het gebruik van digitale handtekeningen definitief vastgelegd in het Europese en Nederlandse recht. In de eIDAS-verordening wordt een aantal eisen genoemd waar de elektronische handtekening aan dient te voldoen. Deze eisen zorgen ervoor dat de elektronische handtekening altijd dezelfde rechtsgevolgen heeft als een handgeschreven “natte” handtekening:
- “zij is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden”;
- “zij maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren”;
- “zij komt tot stand met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken, en”;
- “zij is op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.”
De identiteit van de ondertekenaar én de integriteit van het document zijn dus belangrijke componenten in het digitale ondertekenproces. Men moet deze eenvoudig kunnen valideren. Indien niet aan alle bovenstaande criteria wordt voldaan, is de elektronische handtekening niet rechtsgeldig. Als extra waarborg maakt ValidSign gebruik met een 2-traps authenticatie, waarbij er altijd een SMS-code nodig is om een document te ondertekenen of te raadplegen.