1. Algemeen
Op basis van art. 20a lid 1 van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) moet een accountantskantoor beschikken over een klokkenluidersregeling.
Art. 20a lid 1 Wwft
Een instelling beschikt over adequate voorzieningen, die passend zijn bij de aard en omvang van de instelling en die het haar werknemers of personen in een vergelijkbare positie mogelijk maken om een overtreding van de bij of krachtens deze wet gestelde regels intern en op anonieme wijze te melden via een specifiek, onafhankelijk kanaal, dat passend is ten opzichte van de aar en omvang van de instelling.
2. Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
- handelingen die leiden tot strafbare feiten door het accountantskantoor of haar medewerkers;
- alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door het accountantskantoor of haar medewerkers;
- alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door het accountantskantoor of haar medewerkers;
- (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
- (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
- en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
Als er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van het accountantskantoor dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
3. Procedure
- Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon.
- De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via compliance@etlnederland.nl.
- Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.
- De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
- Indien sprake is van een onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling genoemde situatie ad a en/of e, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de directeur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
- Als sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving, informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer.
- Bij het informeren van de directeur en compliance officer als bedoeld in de punten 5 en 6, maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
- De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
- Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
4. Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van het accountantskantoor garandeert medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen het accountantskantoor, dan wel zijn/haar carrière.