- 05 jun 2015
- Salaris
De sinds 1 januari 2015 voor alle werkgevers verplicht gestelde werkkostenregeling heeft voor de nodige onduidelijkheden gezorgd. Om verheldering te brengen heeft de belastingdienst in februari een webinar gehouden over dit onderwerp. Onderstaand een samenvatting van de belangrijkste ontwikkelingen.
Parkeren buiten de werkplek toch onbelast (onder voorwaarden)
Eerder werd gesteld dat parkeervergoedingen voor parkeren buiten de werkplek (plek waar de werkgever ARBO verplichting heeft) zouden leiden tot een belaste voorziening. Dit geldt bijvoorbeeld voor situaties waarbij een werkgever parkeerplekken elders huurt. Inmiddels is besloten dat indien het zo is geregeld dat de werkgever op de desbetreffende parkeerplek aansprakelijk kan worden gesteld als de werknemer daar wat overkomt, deze parkeerplekken onder de nihilwaardering vallen.
Internet thuis kan onbelast, vaste telefoon niet
Sinds januari 2015 geldt voor gereedschappen, computers, en mobiele communicatiemiddelen, inclusief dataverkeer, het noodzakelijkheidscriterium. Dit houdt in dat dergelijke voorzieningen onbelast kunnen worden vergoed, verstrekt en ter beschikking gesteld, mits (naar het oordeel van de werkgever) zonder deze voorzieningen de werknemer diens werkzaamheden niet naar behoren kan uitvoeren.
Internet thuis kan onbelast worden vergoed indien de werkgever van oordeel is dat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de functie. Een vergoeding voor de vaste telefoon kan niet onbelast, alleen mobiele communicatiemiddelen vallen onder de gerichte vrijstellingen. In geval van All-in one abonnementen geldt dat bij de provider moet worden uitgezocht welk deel van de kosten betrekking heeft op de internetverbinding.
Vaste kostenvergoedingen en steekproef
Werkgevers moeten vaste kostenvergoedingen baseren op de resultaten van een steekproefsgewijs onderzoek waarin (een deel van) de medewerkers voor een periode (ongeveer 3 maanden) hun werkelijk onkosten bijhouden en de zakelijkheid van die kosten toelichten. In het webinar is gesteld dat dit alleen geldt voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Dit is anders dan in de wettelijke regeling is vastgelegd en u dient hier daarom zeer voorzichtig mee op te gaan. Bij een uiteindelijke discussie met de Belastingdienst omtrent de correctheid van de onkostenvergoeding zal de wet prevaleren. Indien u wilt afzien van een steekproef adviseren wij vooraf schriftelijke instemming van uw inspecteur te vragen.
Maaltijdwaardering van € 3,20 geldt niet voor snack of kopje soep
Niet-zakelijke maaltijden die de werknemer op de werkplek nuttigt, zoals de dagelijkse lunch in het bedrijfsrestaurant, worden met ingang van 2015 gewaardeerd op € 3,20 per maaltijd. Dit bedrag wordt belast bij de werknemer of gaat ten laste van de vrije ruimte van 1,2%.
Volgens de Belastingdienst kwalificeert een snack of een kopje soep niet als een maaltijd.
Deze consumpties worden op nihil gewaardeerd zolang deze op de werkplek worden genuttigd en door de werkgever worden verstrekt. Wanneer er naast het kopje soep een beker melk en wat boterhammen worden genuttigd is volgens de Belastingdienst wel sprake van een lunch.
Daarnaast heeft de Belastingdienst aangegeven dat de werkgever niet alle maaltijden per werknemer behoeft te administreren. Zolang er gemiddeld minimaal € 3,20 wordt betaald door de werknemers, zal er geen belastingheffing plaatsvinden.
Een eventuele eigen bijdrage van de werknemer mag u op het bedrag in mindering brengen waardoor alleen het verschil tussen € 3,20 en de eigen bijdrage wordt belast.
Een personeelsfeest aansluitend op een studiedag is toch belast
Tijdens het webinar werd gesteld dat een personeelsfeest aansluitend op een studiedag niet belast zou zijn. Inmiddels is de belastingdienst daarop teruggekomen. Het antwoord op de veel gestelde vraag op de website is geactualiseerd.
Als u een studiedag op een externe locatie organiseert met aansluitend een personeelsfeest dan geldt volgens de Belastingdienst het volgende. De invulling van het programma is doorslaggevend bij de beoordeling van het karakter en of u dit onbelast kunt doen. Studiedagen zijn gericht vrijgesteld. De lunch en de reiskosten maken daarvan deel uit en kunt u daarom ook onbelast verstrekken.
Het personeelsfeest is zonder meer een aparte activiteit en heeft vooral een consumptief karakter. De kosten van dit feest zijn loon voor uw werknemers. U kunt dit loon ook aanwijzen in de vrije ruimte. Het gaat hierbij om de kosten voor het lopende buffet, het optreden van de beroemde artiest en eventuele andere consumpties.
Helaas kan een personeelsfeest na een studiedag op een externe locatie over het algemeen dus toch niet onder een gerichte vrijstelling vallen. Dit is anders als u het personeelsfeest op uw eigen locatie organiseert. In dat geval kan dit personeelsfeest onbelast plaatsvinden. Nuttigen uw personeelsleden echter tijdens het feest ook een maaltijd, dan moet u € 3,20 per maaltijd tot het loon. U kunt dit loon echter ook aanwijzen in de vrije ruimte.
Evenementen met vooral een zakelijk karakter zijn nog wel gericht vrijgesteld.
Webinar bekijken
Wilt u het webinar terug zien of bent u benieuwd naar de antwoorden op veel gestelde vragen? U vindt ze op de site van de belastingdienst
Vragen
Heeft u vragen over de werkkostenregeling neemt u dan contact op met onze salarisadministratie.
